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ARTÍCULO TÉCNICO JULIO 2024

Las metodologías ágiles, una poderosa herramienta dentro de los procesos de mejora continua de la seguridad en las organizaciones.
Por: MBA. Armando García Sánchez, DSI, SFC.

La mejora continua es un proceso que busca constantemente optimizar los procesos, productos y servicios de una empresa. Es una forma de trabajar que implica la identificación de áreas de mejora, la implementación de cambios y la evaluación de los resultados para poder seguir mejorando, por lo tanto, es un proceso cíclico. Su importancia, radica en que permite a las empresas mantenerse competitivas en un entorno en constante cambio. Además, ayuda a identificar oportunidades de mejora que pueden resultar en ahorros de costos, mejoras en la calidad y satisfacción del cliente, y una mayor eficiencia en los procesos empresariales.

La mejora continua puede ser aplicada en diferentes áreas de la empresa, como la gestión de procesos, el servicio al cliente, la gestión de la calidad, la gestión de proyectos, y por supuesto, en el área de seguridad. Algunos métodos y herramientas utilizadas para la mejora continua son, entre otros, el ciclo PDCA (planificar, hacer, verificar, actuar) creado por William Edwards Deming, y cuya filosofía sirve como base para gran número de metodologías actuales, el análisis de causa raíz, diagrama de Pareto y la gestión del cambio.

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En el ámbito de la seguridad, la mejora continua se enfoca en la identificación y mitigación constante de los riesgos y amenazas que puedan afectar la integridad de las personas, la propiedad y la información. En un proceso de mejora continua dentro del campo de la seguridad, es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:

  1. Análisis de riesgos: Evaluación constante de los riesgos y amenazas. Es necesario realizar una evaluación periódica de los riesgos y determinar las posibles consecuencias de cada uno de ellos.

  2. Planificación y ejecución de medidas de seguridad: Una vez identificados los riesgos, es importante desarrollar un plan de seguridad para mitigarlos. Las medidas de seguridad deben ser efectivas, proporcionales al riesgo y actualizadas regularmente.

  3. Evaluación y monitoreo: Para asegurar que las medidas de seguridad sean efectivas, es necesario realizar una evaluación y monitoreo constante de su implementación, de esta manera, se pueden detectar posibles debilidades y oportunidades de mejora.

  4. Capacitación y concientización: Es importante capacitar a la comunidad que forma parte de la organización sobre los riesgos y medidas de seguridad, para que puedan ser conscientes y colaborar en la prevención y mitigación de riesgos.

Además de las herramientas anteriormente mencionadas, hoy en día, es más común el uso de herramientas más dinámicas, como es el caso de las metodologías ágiles, cuya finalidad es la de apoyar en los procesos de mejora continua en las organizaciones.Las metodologías ágiles son una forma de trabajo que se enfoca en la colaboración, la adaptación al cambio y la entrega continua de valor. Si bien estas metodologías se han aplicado principalmente en el campo de la tecnología y el desarrollo de software, también se han utilizado en otros campos, incluyendo la seguridad física y electrónica, para mejorar la eficiencia en la identificación de riesgos, la toma de decisiones y la implementación de medidas de seguridad. Por mencionar algún ejemplo, las metodologías ágiles pueden ser utilizadas en la planificación de la seguridad de un edificio o instalación, o en la implementación de tecnologías de seguridad electrónica, como sistemas de video vigilancia, control de acceso y alarmas. En lugar de tener una planificación de seguridad rígida y estática, las metodologías ágiles permiten una planificación más dinámica y adaptable, lo que permite a los equipos de seguridad ajustar rápidamente sus estrategias en función de los cambios en el entorno de seguridad, además de que, pueden trabajar de manera iterativa y colaborativa para identificar y corregir rápidamente los errores y mejorar la calidad del sistema de seguridad.Existen varias metodologías ágiles que se pueden aplicar en el campo de la seguridad. A continuación, se mencionan tres de las más representativas:

  • Scrum: Es un marco de referencia para la gestión de proyectos que, a diferencia del marco tradicional o en cascada creado por el PMI (Project Management Institute), se enfoca en la entrega continua de valor mediante la creación de equipos auto organizados y multifuncionales y cuyo principio de funcionamiento se basa en el desarrollo de soluciones y mejoras a través de “sprints” o bloques de trabajo de corta duración (de 2 a 4 semanas), lo que permite una entrega o adecuación más rápida y eficiente. Algunas aplicaciones que pueden auxiliar a llevar proyectos SCRUM son los siguientes:​

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  1. Jira: Ideal para equipos de software y negocios. Ofrece una suite completa de herramientas Scrum, incluyendo plantillas para la gestión de tareas y seguimiento del progreso.

  2. ClickUp: Destaca por su personalización y flexibilidad, permitiendo adaptar el flujo de trabajo a las necesidades específicas del equipo.

  3. Zoho Sprints: Excelente para la colaboración en tiempo real, facilitando la comunicación y el seguimiento de tareas.

  4. Miro: Ofrece una amplia biblioteca de plantillas y es ideal para la colaboración visual y la planificación de sprints.

  5. VivifyScrum: Perfecto para principiantes en Scrum, con una interfaz intuitiva y fácil de usar.​

  • Kanban: La palabra "Kanban" significa "tarjeta" o "tabla" en japonés. En la metodología Kanban, se utilizan tableros visuales que muestran el estado de las tareas y los procesos en un proyecto. Estos tableros pueden ser físicos, como pizarras o tableros de corcho, o virtuales, a través de herramientas en línea. Es una metodología que se centra en el control de flujo de trabajo. En el contexto de la seguridad física y electrónica, Kanban se puede utilizar para identificar y priorizar los riesgos y las tareas de seguridad, así como gestionar el flujo de trabajo para lograr una entrega constante de mejoras y soluciones. En la metodología Kanban, las tareas se representan como tarjetas o notas adhesivas que se mueven a través de un tablero visual. Cada tarjeta representa una tarea o un elemento de trabajo, y se coloca en la columna correspondiente del tablero según su estado actual. Por ejemplo, una tarjeta puede estar en la columna "En proceso" si el trabajo está en curso, y luego se mueve a la columna "Terminado" cuando se completa. Algunas aplicaciones que pueden auxiliar a llevar proyectos KANBAN son los siguientes:

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  1. Trello: Muy popular y fácil de usar, ideal para equipos pequeños y medianos.

  2. Monday.com: Ofrece una gran personalización y es excelente para equipos grandes.

  3. Zoho Projects: Perfecto para freelancers y equipos pequeños, con un buen equilibrio entre precio y funcionalidades.

  4. Miro: Ideal para la lluvia de ideas y la diagramación integrada.

  5. Kanban Tool: Excelente para la colaboración en tiempo real y la gestión visual de tareas.

  • Lean: Lean es una metodología de gestión de procesos que se enfoca en la eliminación de desperdicios y la optimización de la eficiencia en la producción o prestación de servicios. También es conocida como Lean Manufacturing o Lean Enterprise. En la seguridad, Lean se puede aplicar para identificar y reducir los errores en la planificación y ejecución de la seguridad, lo que puede llevar a una mejora en la eficiencia y la efectividad. También para identificar los procedimientos que no agregan valor, como inspecciones o pruebas redundantes, y eliminarlos. Esto puede reducir costos y mejorar la eficiencia en la implementación de medidas de seguridad. Algunas aplicaciones que pueden auxiliar a llevar proyectos LEAN son los siguientes:

  1. Asana: Facilita la gestión de tareas y proyectos con flujos de trabajo personalizables y análisis impulsados por IA.

  2. Notion: Una plataforma versátil que combina gestión de proyectos, espacio de trabajo colaborativo y herramientas de documentación.

  3. Jira: Perfecto para equipos de desarrollo de software, permite priorizar tareas críticas y optimizar recursos.

  4. Smartsheet: Ofrece una solución robusta para la gestión de proyectos con capacidades avanzadas de automatización y colaboración.En conclusión, existen varias metodologías ágiles que se pueden aplicar en el campo de la seguridad para mejorar la eficiencia y efectividad en la identificación y mitigación de riesgos y así contribuir a la mejora continua de las organizaciones. La elección de la metodología adecuada dependerá del contexto, giro y los objetivos específicos de cada empresa u organización, la oferta actualmente es amplia.

Referencias bibliográficas:

  • "Agile Project Management with Scrum" de Ken Schwaber y Mike Beedle.

  • "Lean Software Development: An Agile Toolkit" de Mary Poppendieck y Tom Poppendieck.

  • "Kanban: Successful Evolutionary Change for Your Technology Business" de David J. Anderson.

  • Scottmax.com

  • Atlassian.com

  • Thedigitalprojectmanager.com

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Mtro. Armando García Sánchez, DSI, SFC.

México.

Consulting Operations Manager.

Timur Latinoamérica

V.P. de Comunicación AMEXSI.

Envía tus dudas o comentarios a armando.garcia@timurlatinoamerica.com

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